Comment les 5S préparent le système de management

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Nous faisons tous du 5S (parfois seulement de l’ordre propreté rangement), Nous affirmons tous que c’est très important, essentiel.

Les 5S n’attaquent aucune perte clairement identifiée. Ils ne s’inscrivent pas facilement dans l’état d’esprit de management déterministe de WCM. Il est impossible de prévoir les gains, la réduction de pertes atteignable. A la fin d’un cycle 5S, il est en général possible de mesurer des gains, pas systématiquement et le rapport Bénéfice / Coût n’est pas bon.

Les 5S sont pourtant indispensable et un fondations de tous systèmes d’amélioration car ils permettent d’introduire nombre d’outils et de démarches à chacune des étapes:

Ce qui permet de mettre en place une grande partie du système de management de terrain, le système physique tel que représenté ci-après, mais surtout les compétences et les comportements des managers de terrain: le système humain.

Les différents chantiers des différents piliers, les actions de verrouillage des analyses de problèmes, des réunions du matin, des propositions d’amélioration viennent enrichir en permanence les 3 poles du management de terrain:

  • Gestion de la performance
  • Application des standards
  • Gestions des compétences

Les managers, de tous niveaux, doivent avoir eux aussi leurs standards, actions régulières planifiées qui assurent l’efficience du système. Quelques exemples de standards:

  • Relevé horaire des tableaux de gestion de la performance, avec action correctrice pour les chefs de poste
  • Réunion du matin pour les chefs de services, adjoints, …
  • Tour d’atelier biquotidien pour les chefs de service
  • Réunion hebdomadaire de pilotage du changement
  • Etc.

Conclusion: Les 5S, bases des systèmes d’amélioration permettent de

  • Développer de l’implication de tous le personnel
  • Mettre en place de la notion de standard de travail: la façon de faire la plus efficiente partagée par tous
  • Amener le système de management à jouer pleinement son rôle: faire respecter les standards, améliorer les standards et piloter le changement

Sur ce dernier point, je suis toujours surpris de constater que les managers attendent que quelqu’un prennent en charge les modifications matérielles et améliorations à leur place. C’est le rôle du manager de terrain que de faire changer les choses, de trouver les moyens pour changer les conditions de travail et mettre en place les aménagements nécessaires.

Le changement doit se voir, ce n’est pas qu’une abstraction intellectuelle !!

Les 5S, un outil vraiment connu et appliqué ?

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Les 5S sont la base des systèmes d’amélioration des performances WCM et Lean Manufacturing.

Une méthode applicable par tout le monde dans les ateliers, entrepôts comme dans les bureaux.

Idéale pour démarrer des démarches d’améliorations continues:

  • Mettre en évidence la variabilité de nos façons de faire
  • Instaurer une discipline de tous, par la compréhension de besoin de la règle et l’engagement du management à les faire respecter

5S tout le monde en fait, connaît, veut en faire.

En fait, rares sont les entreprises qui appliquent les 5S avec le sens profond de la méthode et complètement:

- Une application des 3 premiers S mais pas des 2 derniers qui sont les plus importants

- Une application partielle des 3 premiers S, sous la forme d’ordre propreté et rangement

Qu’est ce que les 5S ?

5 mots Japonais commençant par S, traduit par le classique Trier, Ranger, Nettoyer, Standardiser et Respecter (et Améliorer).

Derrière chacun de ces mots, il y a une philosophie et des outils:

  • Seiri = Trier
    • Identifier tout ce qui est inutile, trier et éliminer. C’est connaître, ce dont j’ai besoin pour effectuer les taches à réaliser, donc connaître parfaitement les tâches à réaliser à mon poste.
    • Les outils de 1.Trier : la liste des taches, les étiquettes rouges, les critères de tri, la zone de quarantaine, …
  • Seiton = Ranger
    • Classer tous les éléments, les outils nécessaires de façon ordonnée pour qu’ils soient faciles à trouver et à ranger: C’est savoir où disposer les outils pour réaliser mes taches le plus efficacement possible, c’est définir la manière la plus efficiente de réaliser mes tâches.
    • Les outils de 2.Ranger: carte des déplacements ou des mouvements (spaghetti chart), le management visuel, …
  • Seison = Nettoyer
    • Nettoyer, balayer, astiquer les machines et les outils. C’est avoir un espace de travail agréable, lumineux. C’est aussi s’assurer que chaque outils, matériels est en état, prêt à servir car nettoyer intelligemment c’est inspecter, trouver les anomalies C’est les premiers pas vers la maintenance autonome des machines.
    • Outils: carte de responsabilités, méthode de nettoyage, …
  • Seiketsu = Standardiser
    • C’est définir l’état standard et les tâches à réaliser régulièrement pour conserver cet état standard. La seule bonne question à se poser ici est: Pourquoi le standard n’est pas respecter ? Pourquoi … Pourquoi. Jusqu’à arriver au standard immuable: plus besoin de ranger parce que plus d’outils, pas besoin de nettoyer parce que plus de fuite, plus de source de salissure
    • Ce sont des régles, une règle sera appliquée parce que comprise et encore plus facilement encore quand je participe à son élaboration: ce sont les opérateurs qui définissent leurs standards.
    • Les outils: les standards et calendrier visuel

  • Shitsuke Respecter et améliorer
    • Amener la rigueur, l’exigence de la continuité dans le temps par le contrôle effectué par la ligne hiérarchique: obligation pour la réussite des 5S que la ligne hiérarchique assume son rôle n°1: faire respecter les standards, règles et modes opératoires. et aussi continuer à améliorer en allant encore plus dans le détail : du macro= l’atelier au micro=le poste de travail
    • C’est aussi reconnaître et fêter les succès, assurer la promotion des 5S, …

Les 5S permettent de développer, générer, créer:

  • Un environnement de travail sûr et plaisant
  • Le travail d’équipe
  • La responsabilité individuelle, l’appropriation de son poste de travail
  • Une discipline systématique qui sera aussi utile pour le respect des procédures qualité, modes opératoires, …
  • Des comportements positifs et la fierté de participer au progrès
  • Le besoin de mesurer pour progresser
  • Donc le besoin des audits d’étapes
  • Une nouvelle perception de l’environnement
  • La nécessité d’agir pour avancer (l’inhibition tue)

Bref, des changements rapides, impliquant tout le personnel: des succès qui amèneront d’autres succès.Biblio: Les 5S de Takashi OSADA.

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